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Método Ivy Lee
Hoy en día, existen multitud de métodos de productividad y organización con diversas herramientas más o menos complejas pero muy pocos cuentan con más de cien años de aplicación y efectividad, este es el caso del método Ivy Lee que hoy presentaremos.
¿Quién fue Ivy Lee?
Ivy Lee fue un industrial estadounidense al que se lo considera el padre de las relaciones públicas a comienzos del siglo XX, pero también es famoso por desarrollar un método de organización que evita caer en la procrastinación de una forma sencilla.
El objetivo es mejorar la productividad
El método fue utilizado por primera vez en 1918 cuando el presidente de una empresa acerera le pidió ayudarlo a mejorar la productividad de sus empleados. Lee sólo pasó 15 minutos con cada empleado y no cobró nada hasta comprobar la efectividad de su método, como resultado, en sólo tres meses, tenía en su poder un cheque por 25,000 dólares, una suma considerable para la época.
Seis pasos simples
Este método se desglosa en seis pasos muy simples para alcanzar la máxima productividad sin requerir herramientas complejas más que concentración, definición, lápiz y papel o en su defecto un bloc de notas electrónico.
Centrarnos en el ahora
El secreto del método es centrarnos en el ahora, en lo que hay que hacer en este preciso momento para evitar caer en listas de tareas interminables, en proyecciones a futuro irreales que quizás ni siquiera sucedan y que nos desubican de lo que verdaderamente es necesario realizar, desdibujando la productividad en un despropósito pseudo organizado.
Primer paso
El primer paso del método, requiere que definamos nuestros valores y objetivos, tanto en términos personales como profesionales, porque esta definición será el faro para ir desglosando las tareas.
Segundo paso
El segundo paso comienza al finalizar nuestra jornada laboral, entonces, utilizaremos 15 minutos para escribir las seis tareas más importantes que deben hacerse al día siguiente. De este modo, ya estaremos comenzando el día concentrados en lo que tenemos que hacer, eliminando el esfuerzo distractor de decidir. Recuerda, nunca más de seis tareas por lista.
Tercer paso
El tercer paso consiste en jerarquizar estas tareas en orden de importancia, lo más importante siempre será con lo que comencemos nuestra jornada.
Cuarto paso
El cuarto paso implica concentrarnos exclusivamente en la primera tarea de la lista, no pensaremos en las demás y mucho menos les dedicaremos tiempo hasta que no terminemos completamente la primera. Si estamos dentro del horario laboral y ya completamos las seis tareas, podemos realizar otra lista de seis tareas.
Quinto paso
El quinto paso contempla qué sucede con los imprevistos o con las urgencias que no nos permiten terminar las seis tareas al final del día, bueno, simplemente, pasamos las tareas pendientes a la lista de seis tareas del día siguiente. No hay que angustiarse de más, los imprevistos no siempre suceden y, cuando pasan, hay que atenderlos.
Sexto paso
El último paso, repetimos el proceso. Creamos así un ciclo de vida productivo y efectivo, un recorrido diario que nos permite organizarnos para alcanzar nuestros objetivos. Si les parece un método muy simple, vamos a convertirlo en cifras, imaginemos que le damos la oportunidad a este método durante sólo tres meses, esto significa que, al final del experimento, habremos completado 360 tareas con este sencillo método, visto así parece toda una hazaña, ¿no les parece?
Solo seis tareas al día
Elegir sólo seis tareas al día nos obliga a tomar decisiones, a veces difíciles, porque estamos acostumbrados a hacer muchísimas cosas, pero al elegir sólo seis, quizás nos demos cuenta que existen tareas que no son tan importantes y que nos consumen bastante tiempo y sólo nos alejan de la verdadera productividad. El poder del ahora es increíble porque aprendemos a decir que no a lo innecesario, a la simulación y elegimos decirle que sí al enfoque, a la coherencia y a las metas que verdaderamente nos interesan.